Esta política de tratamiento de datos personales (Política) regula los procedimientos internos de la Propietaria relacionados con la protección del derecho de hábeas data de los titulares, cuyos datos personales reposen en bases de datos de la Propietaria. La Política es obligatoria para la Propietaria, sus empleados y contratistas, independientemente del vínculo jurídico o contractual que los una, siempre que implique el tratamiento de datos personales sobre los que la Propietaria tenga responsabilidad, de conformidad con lo que la ley establece para el efecto.

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Todos los términos usados en mayúscula en este documento y que no estén expresamente definidos, tendrán el significado que se les asigna a dichos términos en la ley 1581 de 2012 o cualquier norma que la reemplace o modifique. 

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En relación al tratamiento de datos personales de clientes, proveedores y empleados, la Propietaria asumirá las calidades de Responsable y Encargada para el tratamiento de los respectivos datos personales.

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  1. Finalidades de la Recolección de Datos Personales

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La Propietaria almacena y utiliza los datos personales que recopila para las siguientes finalidades: i) registro de sus clientes, proveedores y contratistas de los distintos tipos de servicios que presta; ii) el envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, empleados y contratistas, de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos y servicios, información de productos y servicios, actividades de mercadeo, ventas, satisfacción de los beneficiarios de servicios y bienes; iii) para compartirlos o enviarlos a terceros, con quienes realice alianzas o contratos con las finalidades relacionadas con la ejecución de los servicios ofrecido o a quienes les encargue el tratamiento de datos personales bajo su responsabilidad, elegir o vincular personal, administrar contrataciones, manejar relaciones laborales y cumplir las obligaciones derivadas de la misma, otorgar beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros; así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos; iv) envío a distribuidores, proveedores, contratantes y contratistas información relacionada con la ejecución de los correspondientes contratos; v) envío a los clientes información relacionada con la ejecución de los correspondientes contratos, obras o servicios prestados; vi) reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia, de ser necesario en la ejecución de actividades que desarrolla, con sus consumidores, proveedores o contratistas; vii) análisis de prospectiva con fines comerciales de consumidores, proveedores distribuidores y contratistas; viii) para la realización de actividades de conocimiento al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos, información de productos, actividades de mercadeo, ventas, satisfacción del cliente; y ix) para el cumplimiento de las actividades relativas a la prestación de los servicios que ofrece a sus clientes a través de los programas, talleres, metodologías y dinámicas que imparte.

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Los datos personales serán conservados en las correspondientes bases de datos por el periodo acorde con la respectiva finalidad para los cuales fueron recopilados y objeto de tratamiento.

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  2. Derechos de los Titulares de Datos Personales

 

Los Titulares tienen derecho a: i) recibir la solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos; ii) emitir autorización para el tratamiento de sus datos personales; iii) presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relativos al tratamiento y contenido de sus datos ante la Propietaria; iv) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; v) solicitar a la Propietaria prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales; vi) obtener de la Propietaria, respuesta a sus consultas, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación o exclusión de sus datos personales; y de la información relacionada con el tratamiento de sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrónico, de tal forma que ésta sea de fácil lectura y sin barreras técnicas que impidan su acceso; vi) solicitar a la Propietaria la exclusión de sus datos personales, e información personal de sus bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares; y vii) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal de bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares, a menos de que exista un derecho contractual específico.

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  3. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

 

La solicitud de autorización para el tratamiento de datos personales por parte de la Propietaria deberá ser libre y expresa y contener: i) la identificación del responsable del tratamiento; ii) los datos que se desean recopilar; iii) la finalidad de la recolección y del tratamiento que se le impartirá a los datos; iv) los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales; y v) si se van a recopilar datos personales sensibles se deberá indicar de forma expresa que su entrega no es obligatoria ni supeditar la prestación de un servicio venta de un bien a su entrega e indicar la finalidad correspondiente.

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  4. Deberes de la Propietaria en Materia de Tratamiento de Datos Personales

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La Propietaria tiene los siguientes deberes en la ejecución de esta Política: i) Garantizar la protección del derecho fundamental de habeas data; ii) adoptar las medidas y procedimientos para que ésta y sus empleados respeten el derecho fundamental de habeas data y de tratamiento de datos de los titulares que así lo han autorizado; iii) solicitar al titular de los datos personales autorización expresa para su tratamiento; iv) conservar la autorización expresa de tratamiento de datos emitida por el correspondiente titular, y tenerla disponible para ser consultada con posterioridad; v) atender oportunamente, de conformidad con lo que establecen las normas en la materia, las consultas y reclamaciones presentadas por los titulares de datos personales; vi) obtener autorización del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales objeto de tratamiento; vii) adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales; viii) regular, de requerirse, los contratos con terceros el acceso a bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares que contengan datos personales; ix) al momento de la recolección de datos, informar al titular de los datos la finalidad para la cual se recopila esa información; x) reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio los eventos en los que se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración dela información de los Titulares; y xi) las demás que le imponga la ley aplicable.

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  5. Datos Sensibles

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Son datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

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La Propietaria se compromete a proteger la privacidad de cualquier dato sensible que sea recopilado durante el procesamiento de datos personales identificables y sensibles, de ser el caso. La autorización de uso de datos sensibles es facultativa y no constituye condición para acceder a ninguno de los productos o servicios de la Propietaria.

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  6. Cesión o Comunicación de Datos Personales

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La transferencia a terceros de datos personales sin la autorización de sus titulares está prohibida, salvo las excepciones que la ley establece para el efecto. La cesión o comunicación de datos personales, de haberla, deberá cumplir con los requisitos establecidos en la ley aplicable. 

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El incumplimiento de esta prohibición por parte de empleados o contratistas, dará lugar a la terminación de esa relación con justa causa, lo cual será debidamente informado por medios idóneos a empleados y contratistas.

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  7. Procedimientos de Acceso, Consulta, Rectificación y Actualización de la Información

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Los titulares de datos personales tienen derecho a acceder a ellos y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a consultarlos periódicamente, solicitar su rectificación, actualización, en caso de ser inexactos, o a solicitar su exclusión y eliminación, cuando lo consideren oportuno.

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La Propietaria ha diseñado e implementado los siguientes procedimientos en orden a garantizar los derechos de los titulares de datos personales, los cuales se ponen en funcionamiento una vez el correspondiente titular presente la solicitud de que se trate, por los siguientes canales así:

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1. A través del servicio de correo físico en la carrera 4 No. 72-69 apt 202, Bogotá D.C., Colombia

2. En la dirección electrónica p.buritica.c@gmail.com.

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Los mecanismos referidos podrán ser utilizados por los titulares o terceros con autorización legal para actuar en su nombre con los siguientes propósitos:

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El ejercicio del derecho de acceso: 

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El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de la Propietaria, el titular podrá elevar una solicitud por los canales indicados, señalando la información que desea consultar o conocer.

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La solicitud será atendida por la Propietaria en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

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Si no fuere posible atender la petición dentro del término indicado en el párrafo anterior, se informará al solicitante, indicando las razones de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales a los diez (10) primeros, siguientes al vencimiento del primer término.

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La Propietaria proporcionará toda la información que repose en sus bases de datos del Titular solicitante.

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Presentación de reclamos:

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El titular de datos personales o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos de la Propietaria debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y/o revocatoria de la autorización, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley a cargo de la Propietaria, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado en cumplimiento del siguiente procedimiento y reglas:

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Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente podrán ejercerse por: i) el titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad; o ii) su representante, previa acreditación de la representación.

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Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y, en consecuencia, no será atendida ni objeto de respuesta.

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La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Propietaria y contener, al menos, la siguiente información:

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• El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

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• Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante y su calidad de causahabiente o de representante.

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• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el solicitante busca ejercer alguno de los derechos.

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• En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

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Si el reclamo no cumple con los requisitos señalados, la Propietaria requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, y el solicitante no presenta la información necesaria, se entenderá que ha desistido del reclamo.

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El reclamo será atendido por la Propietaria en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo por los canales señalados.

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Si no fuere posible atender y resolver el reclamo dentro de dicho término, así se informará al interesado, indicando las razones de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá exceder los ocho (8) días hábiles iniciales, siguientes al vencimiento del primer término.

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  8. Responsable de la Atención y Trámite de Solicitudes de Consulta y Reclamos

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La persona responsable de atender las peticiones de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, así como de la vigilancia del cumplimiento de la presente política y de las normas en la materia, que se designa en esta oportunidad para ese efecto es Paula Buriticá Caicedo, correo electrónico p.buritica.c@gmail.com, teléfono  +57 3158355185, ubicado en la Carrera 4 N0. 72-69 apt 202, Bogotá D.C., Colombia. 

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Esta Política podrá ser revisada tantas veces como se considere necesario para adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de protección de datos de carácter personal.

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